Una mayor planeación en los negocios

En escritos anteriores abordé la situación muy repetible en las medianas empresas de hacer muchas planeaciones expresadas en manuales, pero sin implementarse, o si esto se hizo, en el corto plazo se presentan fallos porque no se evalúan de nuevo.

Los controles y procedimientos deben readaptarse en forma continua. Para que funcionen es necesaria la participación no solo de los administradores, sino también que los trabajadores que se encuentran en el campo de batalla lo conviertan en toda una cultura empresarial y reportar a las gerencias las fallas que puedan existir en su funcionamiento.

Se habla de planeación estratégica y por lo general es referente a largo o mediano plazo y se trata de determinar acciones a realizar con respecto a crecimiento e innovación en la empresa o, mejor dicho, tratándose de dinero, cómo hacerle para que el valor de las acciones de la empresa suba en forma continua y lo más rápido posible.

Con base en esta premisa, entendemos que no solo deben hacerse estudios cualitativos, sino también financieros para obtener los objetivos deseados.

También deben realizarse planes estratégicos a corto plazo, desde el punto de vista de cuáles son las debilidades presentes en la empresa que hay que atacar de inmediato, esto tiene que ver también con dinero, porque a la falta de acciones inmediatas pueden existir fugas en cualquier lugar y no solo eso, sino falta de cobertura de las ventas a realizar o gastos excesivos. Por ejemplo: pueden existir fallas a la vista en los canales de distribución, no solo de entrega de mercancías a los clientes, sino retrasos en la recepción de las mercancías compradas y que podrían faltar en el inventario, esto da como resultado el no poder surtir los pedidos de los clientes.

La falta de mercancías indudablemente desmotiva a la fuerza de ventas, la selección de los proveedores es de gran relevancia para asegurar los ingresos, en muchas ocasiones las empresas dependen de uno o dos proveedores, esto puede ser conveniente como una fuente de financiamiento por las facilidades de pago que podrían brindar, pero si no surten en los plazos comprometidos, de poco sirve lo anterior.

Muchas empresas dependen de proveedores extranjeros, por lo que tienen que establecer estrategias de compra y traslado de los productos desde el país de procedencia hasta los almacenes de la compañía, muchas veces se pierde el control de este tipo de proveeduría, quizá debido a factores exógenos fuera del control de la empresa, pero los que sí están bajo su dominio, resolverlos a la voz de ya.

TIEMPOS

Otro aspecto a resolver en el corto plazo es de aquellas empresas que tienen ventas en mostrador, cuando los clientes tienen que esperar más del tiempo que programaron para dedicarle a su compra. En este tipo de ventas deben realizarse acciones para medir los tiempos y movimientos, no solo en lo que respecta a la atención inmediata y rápida de los vendedores, sino también en los procesos de cobro de la venta y entrega de los productos. Como consumidor he sufrido este tipo de problemas y lo que generalmente sucede es que tratas de buscar otra empresa que no haga perder tu valioso tiempo.

Desde luego toda empresa debe revisar con intensidad sus procesos y controles internos para ir eliminando sus debilidades.

También importante es tener la existencia suficiente de las mercancías de alta demanda. En algunas empresas que venden directamente al público consumidor en ocasiones —y a veces en muchas— el cliente selecciona la compra de un producto en la sala de exhibición, pero no la tienen en almacén como existencia; en estos casos se puede perder la venta. Cuando sucede esto, si el vendedor es hábil hace la venta comprometiéndose a una entrega posterior a casa del cliente en determinado plazo, pero por error o falta de control recibe el producto, pero no precisamente el mismo que compró y pagó, a veces es un modelo o marca muy diferente a la deseada.

Con lo anteriormente que he descrito, puede observarse que hay que diseñar estrategias a corto plazo para no perder ventas o tener fallas de control interno. Por tal motivo deben ser decisiones inmediatas.

Aunque es necesario el largo plazo para medir las condiciones en que actualmente se encuentra la empresa y el futuro que le espera y que puede modificar, siempre habrá que pensar en el tiempo corto, la toma de decisiones inmediatas, pero no como “apaga fuegos”. Quiero decir con esto no salir a resolver el problema en el momento, sino que debe hacerse una revisión de los procesos de la empresa para detectar sus debilidades en torno a todas las operaciones empresariales y precisamente, al detectarlos en forma objetiva, diseñar las estrategias para su inmediata aplicación y evitar pérdidas por ingresos, costos y gastos.— Mérida, Yucatán